Повышение квалификации сотрудников

26.07.2019

В производственные процессы постепенно внедряются современные технологии, что поэтому сотрудники вынуждены постепенно осваивать новые рабочие обязанности и применяемых методов. В нашей статье рассказано, как осуществляется организация повышения квалификации сотрудников на предприятиях, и как оформляется требуемая документация.

Повышение квалификации – разновидность дополнительного профессионального образования, цель которой – улучшение имеющихся профессиональных навыков, умений работника, а также его теоретической подготовки по той причине, что ежегодно увеличиваются требования к уровню знаний и возникшей необходимости освоения передовых способов решения задач на производстве. Об этом сказано во 7-м пункте 3-го абзаца «Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 26.06.1995 N 610 (далее – Типовое положение).

Обучение по инициативе работодателя и обязательное обучение

Организация сама устанавливает, требуется ли работникам предприятия проходить дополнительные образовательные курсы в интересах личных нужд (ч. 1 ст. 196 ТК РФ). При этом порядок и другие особенности обучения устанавливаются с помощью трудового договора и других подходящих для этого соглашений (ч. 2 ст. 196 ТК РФ). Если руководство предприятия считает, что специалисты не нуждаются на данный момент в прохождении определенных курсов и это не противоречит действующему трудовому законодательству, то есть все основания временно не отправлять никого на обучение.

В соответствии с 7-м пунктом 3-го абзаца «Типового положения» проведение обучения возможно в случае необходимости, но чаще одного раза в пять лет на протяжении всей профессиональной деятельности. Систематичность обучения сотрудниками компании некоторых специальностей определяется работодателем в собственной нормативной документации.

Также действующее законодательство устанавливает такое понятие, как «обязательное обучение». Компания должна в этом случае отправлять специалистов на курсы повышения квалификации, если этого требует законодательство. Это прописано в ч. 4 ст. 196 ТК РФ. Представители некоторых специальностей и ряд должностных лиц должны в соответствии с определенными законодательными актами посещать курсы по повышению квалификации. К примеру:

  • Преподаватели вузов и других образовательных учреждений, организаций (работающих под контролем государства (ст. 21 ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании").
  • Водители и иные транспортные работники, ответственные за безопасность в условиях дорожного движения (№ 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения").
  • Работники железной дороги, работа которых связана непосредственно с эксплуатацией железнодорожного транспорта (№ 17-ФЗ "О железнодорожном транспорте в РФ").

В ситуациях, когда работник отказывается от предложенного обучения и повышения своей квалификации, то организация накладывает на него определенные санкции (например, снижение заработной платы, понижение в должности и т.д.). Подобное происходит крайне редко, но на практике встречается (особенно у работников со стажем и находящихся в предпенсионном возрасте).

Виды повышения квалификации

Учитывая специфические потребности компании, объем получаемых навыков и знаний, длительность обучения, курсы по повышению квалификации могут быть организованы в следующем виде:

  • Краткосрочные (общая длительность – до 72 часов). Проводится профильное обучение по темам определенного производственного процесса. Занятия проводятся без отрыва от производства, в определенные дни, которые устанавливаются в соответствии с различными факторами. В конце учащиеся сдают экзамен или проходят тестирование.
  • Профильные семинары (до 100 часов). Во время таких занятий могут обсуждаться различные проблемы, которые возникают в определенной сфере на региональном уровне, в стране, в конкретной организации. Семинары дополнительно включают в себя различные межотраслевые темы, обсуждения общих вопросов и т.д.
  • Длительное (от 100 часов). Такое обучение обычно проводится в учебных центрах с использованием современного оборудования, специальных методических материалов, рекомендованных профильными образовательными учреждениями и контролирующими органами. Оно предполагает глубокое изучение текущих проблем, связанных с технологиями, экономикой, финансами, наукой и другими профильными отраслями.

Разработка учебных программ для курсов повышения квалификации – это зона ответственности учреждения, занимающегося обучением. Во время разработки учитываются требования и пожелания клиента, нормы и регламенты федеральных стандартов к определенным специальностям, должностям, направлениям профессиональной деятельности. Также допускается использование сторонних программ и курсов, которые специально подготавливаются под определенных заказчиков. Программы и курсы, разработанные учебным заведением, должны соответствовать актуальным регламентным и нормативным актам. Их также требуется согласовать с Ростехнадзором, Министерством образования и другими контролирующими органами.

Формы повышения квалификации и гарантии работникам

В пункте 41 «Типового положения» сказано, что повышение квалификации осуществляется:

  • по персональным формам обучения;
  • с полным или неполным отрывом от рабочего процесса, без отрыва от рабочего процесса.

ТК РФ определяет, что в случае, если работника предприятие отправило на курсы повышения квалификации, то он имеет право на сохранение имеющейся должности, заработной платы, премий.

Если организация направляет своего специалиста в командировку на курсы повышения квалификации, то она выплачивает ему деньги на командировочные расходы (размер выплат определяется регламентами). Сотрудник предприятия в процессе пребывания в командировке также должен получать средний заработок.

Если повышение квалификации ведется без отрыва или с неполным отрывом от производства, то работник имеет право рассчитывать на получение полной зарплаты за отработанное по факту время.

Если со стороны работника наблюдается совмещение обучения и основной работы, то их общая длительность должна составить не более каждодневной нормы рабочего времени, что указано в действующем законодательстве, регламенте трудового распорядка организаций, в пунктах трудового договора (при его подписании нужно уточнить наличие этого пункта).

Куда пойти учиться?

Повышение квалификации зачастую происходит прямо на предприятии, где человек работает. Курсы по повышению квалификации разного типа предлагают специализированные учебные заведения. В пункте 8 «Типового положения» указаны виды таких учреждений:

  • учебные центры службы занятости, их специализированные курсы повышения квалификации;
  • институты повышения квалификации (профильные, межотраслевые, межобластные и т.д.);
  • академии (не считая учреждений, являющихся учреждениями высшего профессионального образования).

Согласно ФЗ №3266-1 «Об образовании», профессиональная подготовка также может быть пройдена у профильных специалистов, которые располагают требуемой квалификацией. Указанные выше организации обязаны располагать лицензией на осуществление учебной деятельности. Но подобное требование никак не относится к учреждениям, если они:

  • осуществляют учебную деятельность в формате единовременных, непостоянных лекций, занятий, стажировок, после которых слушатели не получают никаких бумаг о повышении квалификации;
  • осуществляют персональное обучение работников предприятий с помощью одного специалиста с соответствующей квалификацией.

Выбор учебного учреждения в полной мере зависит от особенностей профессиональной деятельности конкретной компании, необходимости получения сотрудниками удостоверений, сертификатов, дипломов по завершению учебы по повышению квалификации. Подбор подходящего учебного заведения может выполняться непосредственно сотрудником, его руководством, отделом кадров предприятия, где он работает. Решение о повышении также принимается на уровне руководящего состава предприятия, конкретного отдела, департамента.

Направление сотрудника на повышение квалификации

Согласно постановлению Минфина РФ № 04-04-06/88, сотрудники компаний на повышение квалификации могут быть направлены, если есть:

  • Приказ руководства компании об отправке работника на повышение квалификации. В нем приводится обоснование текущей необходимости прохождения таких курсов конкретным специалистом (увеличение производственных объектов, интеграция спецоборудования и т.д.). Также в приказе указывается, что обучение проводится исключительно по запросу работодателя.
  • План обучения. В этом документы должны быть описаны причины и основные цены обучения, приведена информация по всем сотрудникам.

Перед направлением улучшение квалификации руководство компании должно поинтересоваться у работника, есть ли у него желание двигаться в этом направлении, готов ли он пройти обучение за счет компании, с оплатой командировочных и сохранением средней заработной платы. Улучшение квалификации – это процесс, в котором должны быть заинтересованы две стороны: работодатель и лицо, которое отравляют на учебу. Все расходы по обучению такого типа на себя берет предприятие.

Соглашение на оказание образовательных услуг

В случае направления специалистов на повышение квалификации организация обязана подписать соглашение с учебным центром. Стандартные формы этого документа можно посмотреть в Постановлении Министерства образования РФ, в различных методических рекомендациях, связанных с оказанием платных услуг в образовательной сфере. Обычно разработка типовой договорной документации выполняется самим учебным центром.

В договоре прописывается: образовательная программа, форма учебы, общая стоимость оказываемых услуг, длительность обучения, название удостоверения/сертификата, которое будет получено по завершению учебы и при условии сдачи экзамена. Документ должен быть представлен в двух экземплярах – первый передается специалисту, второй – в учебный центр.

Стоит отметить, что в качестве заказчика услуги в учебном центре выступает компания, а не ее сотрудник. Если будет сделано наоборот, компания не учтет расходы на оплату обучения при пересчете налога на прибыль.

В качестве приложения к договору полагаются:

  • Программа обучения от учебного центра, где будет указана общая продолжительность учебы.
  • Копия лицензии учебного центра, которая позволяет законно вести профессиональную деятельность в сфере образования.

Дополнительный договор со специалистом

В соответствии с ТК РФ, организация, которая направляет своего специалиста на курсы повышения квалификации, в обязательном порядке заключает с ним соответствующий договор, где указываются его обязанности по завершению занятий. К примеру, часто оговаривается, что учащийся обязан отработать на предприятии после учебы определенный срок. Также в дополнительном соглашении устанавливаются и прописываются права и обязанности сторон, порядки возмещения потраченных средств и другие специфические нюансы. Договор заключается в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами.

Документы об образовании

В соответствии с пунктом 27 «Типового соглашения», итоговая аттестация обязательно проводится по завершению курса, если длительность учебы по программам повышения квалификации составляет более 72 часов. Аттестация, в зависимости от ряда нюансов, может быть представлена в различных формах:

  • Написание доклада по конкретной теме или нескольким темам.
  • Экзамен по определенной теме.
  • Общее междисциплинарное тестирование по пройденному курсу обучения.
  • Создание и последующая защиты аттестационной работы, проекта.

Все это четко прописано в Рекомендациях, данных Министерством образования РФ №35-52-172ИН/35-29. С учетом общей длительности курса, специалисту, который прошел программу повышения квалификации, выдаются следующие документы:

  • Диплом (о присвоении квалификации, о профессиональной переподготовке).
  • Свидетельство о повышении квалификации.
  • Удостоверение о повышении квалификации.

При этом работник оригинал полученного по результатам учебы и экзамена документа должен сохранить у себя. А копия обязательно передается в отдел кадров работодателя, где ее подшивают в личное дело. Но далеко не во всех случаях по завершению учебы слушатели могут рассчитывать на получение удостоверения или свидетельства установленного образца.

К примеру, выдача такой документации не ведется в учебных заведениях, образовательная деятельность которых не подлежит обязательному лицензированию – если учреждение проводит занятия в формате единовременных лекций, стажировок и семинаров. Также удостоверение не выдается, если специалист обучался лично у преподавателей, осуществляющих персональную педагогическую деятельность. В подобных ситуациях общая продолжительность пройденного курса не превышает 72 ч, поэтому по завершению учебы учащиеся могут получить только сертификат, где будет указана тематика и длительность обучения. В каждом учебном заведении свои собственные сертификаты, которые не подлежат лицензированию и государственному контролю.

Акт об оказанных услугах

Как только учебная программа закончится, образовательный центр должен отправить на предприятие акт об оказанных услугах, в котором отмечают: длительность учебы, название пройденной программы, общая стоимость оказанных услуг.

Если предполагается длительное обучение, то акт обычно составляют индивидуально на каждый отчетный период (например, раз в месяц, раз в 3 месяца, раз в полгода и т.д.). Соответствующим образом начисляется и оплата за оказанные услуги. После получения акта об оказанных услугах отдел кадров компании обязан скорректировать личную карточку сотрудника, указав там информации о повышении квалификации. Соответствующие изменения должны вноситься, если работник прошел полный курс длительностью более 72 часов, получил свидетельство или удостоверение, передал его копию в отдел кадров.

Обучение в другом городе

Если сотруднику организации необходимо пройти обучение в другом городе или регионе, то оформление его отъезда осуществляется в качестве рабочей командировки. Дополнительно оформляется следующая документация:

  • Служебное задания (по соответствующей форме). Документ подписывает руководство отдела. По завершению рабочей командировки работнику надо составить отчет от выполненном задании, что позволяет руководству написать необходимое заключение.
  • Приказ о том, что такой-то сотрудник направлен в рабочую командировку.
  • Командировочное удостоверение.
  • Доклад о выполненном задании (оформляется на соответствующем бланке). Составляется сотрудником, который завершил учебу. Руководство  пишет необходимое заключение.

Отмеченная выше документация должна быть оформлена на стандартных бланках, утвержденных в Постановлении Госкомитета статистики. Если сотрудник предприятия отправляется на курсы повышения квалификации в другой город, то работодатель обязан зарезервировать за ним прежнюю должность, оставить прежним размер средней зарплаты и премии. Работник также имеет право на получение командировочных денег. Их расход и перечисление командировочных денежных средств осуществляется в соответствии с договором или внутриорганизационными регламентами. В категорию командировочных расходов входят следующие пункты:

  • Оплата проезда специалиста к месту прохождения курсов и обратно.
  • Оплата съемного жилья.
  • Оплата суточных (размер определяется установленными нормами).

В течение трех суток работнику необходимо отчитаться о том, сколько денег он потратил во время командировки. Расходную часть надо подтвердить с помощью соответствующей документации (чеки, выписки и иные финансовые документы).

Если во время курсов повышения квалификации работник полностью оторван от выполнения своих профессиональных обязанностей, то в табеле учета это отмечается с помощью кодов ПК или 07. Эта информация подробно приведена в Постановлении Государственного комитета статистики РФ №1.

Работодатель вправе самостоятельно выбирать и давать определенным работникам рекомендации по прохождению обучения в определенном месте. Причин выбора того или иного учебного заведения может быть множество: наличие соглашения между предприятием и учебным центром, профильность учреждения, отсутствие альтернатив, изменение законодательства и т.д.

Бухгалтерский учет расходов на повышение квалификации

Если организация сама оплачивает занятия по повышению квалификации сотрудников, то расходы такого типа входят в категорию расходов по обычным видам деятельности, потому что учеба такого типа признается мероприятием, проводимым в интересах предприятия. Учет расходов такого типа ведется в размере осуществленных затрат. Они отражены обычно по дебету счета учета затрат в корреспонденции с кредитом счета 76.

Если имели место длительные курсы повышения квалификации, то с высокой долей вероятности они затронули сразу 2-3 отчетных периода (или более). В этой ситуации их учет ведется на счете 97. Их списание выполняется в порядке, который установлен политикой конкретной компании.

Факт оказания работнику образовательных услуг определенного типа для бухгалтерского учета может быть подтвержден с помощью нормативного акта или копии удостоверения (сертификата или иного документа), который был выдан слушателю по завершению курса и сдачи экзамена/тестирования.

Общая сумма зарплаты, которая сохраняется за специалистом, пока он посещает курсы повышения квалификации, учитывается в структуре расходов по обычным видам деятельности в качестве расходов на оплату труда.

Расходы, которые понесло предприятие в рамках командировки работника, посещающего курсы повышения квалификации, в той же мере считаются расходами по обычным видам деятельности на момент подтверждения авансового отчета руководством компании.

Налоговая нагрузка и взносы с расходов на повышение квалификации

Принцип выплаты, размер, структура налогообложения на расходы, связанные с обучением, будут зависеть от следующих факторов: наличие подтверждающей документации, обоснованность понесенных затрат, лицо, по чьей инициативе было инициировано прохождение курсов.

Налог на прибыль

Расходы на обучение. В соответствии с действующим НК РФ, расходы, понесенные на повышение квалификации, должны быть включены в состав иных расходов, которые связаны с изготовление и продажей продукции. Если применяется метод начисления, то к учету данная расходная часть будут принимается во время предоставления документа об оказании услуг. Если применяется кассовый метод, то в момент оплаты на основании предоставленной документации (чеки, квитанции и т.п.).

Условия признания расходов. Если организация тратила свои деньги на курсы повышения квалификации, то такие расходы при расчёте налога на прибыль учитываются в следующих случаях:

  • Учебное заведение, работающее в РФ, обладает лицензией, зарубежное учреждение – специальным статусом. Зарубежные учебные заведения могут подать заявку на получение соответствующего статуса, если у них имеется программа, лицензия, устав и другая необходимая документация, точный список которой зависит от особенностей их работы и законодательных норм другой страны относительно подтверждения статуса учебного заведения. В связи с этим к первичной документации надо прикладывать ксерокопию документов.
  • Между учебным заведением и компанией есть оформленное соглашение на предоставление образовательных услуг и обучение сотрудников.
  • Работник, который заинтересован в улучшении своей квалификации, ведет профессиональную деятельность в компании на основе трудового договора.
  • В учебе сотрудника заинтересована организация. В качестве основной документации, которая может это подтвердить, выступает письменный приказ руководства, где отмечено, что сотрудник действительно был отправлен на обучение по распоряжению компании, что обусловлено профессиональной необходимостью.

Если имеет место несоблюдение описанных выше условий, то расходы, понесенные предприятием на повышение квалификации, не признаются в налоговом учете. По завершению налогового периода они намеренно убираются из структуры расходов, необходимых для снижения облагаемой базы по налогу на прибыль, после чего они начинают относиться к внереализованным доходам.

Законодательно запрещено вести бухгалтерский учет расходов на обучение, если они:

  • не были подтверждены соответствующей документацией;
  • обусловлены техническим и материальным содержанием учебных центров и предоставлением им бесплатных услуг;
  • обусловлены оплатой дополнительных услуг, которые оказываются образовательным центрам на срок обучения, если они не имеют ничего общего с профессиональной необходимостью (к примеру, покрытие расходов на еду, развлечения и т.д., в случае, если они выделяются в документации собственной строкой);
  • были выполнены не в интересах компании, к примеру, если полученные специалистов новые навыки и умения не были использованы им в производственном процессе.

Оправдательная документация. Чтобы расходы, понесенные на повышение квалификации, признались в целях налогообложения, они подтверждаются документально с помощью заключенного с учебным центром соглашения, приказа руководства на отправку сотрудника на обучение, учебной программы центра с указанием общей продолжительности занятий, сертификата и или другого документа, который бы подтвердил, что сотрудники проходили обучение. Этот же перечень документации потребуется, чтобы признать расходы на обучение за рубежом.

Надо отметить, что предприятие, которое производит оплату обучения, обязано хранить всю документацию по этому вопросу в течение 4-х лет.

Командировочные расходы. Если курсы по повышению квалификации работник проходит в ином городе или регионе, то предприятие обязано оплатить ему проезд до места назначения и обратно, покрыть расходы на проживание, питание. Все виды этих затрат будут учтены в сумме структуры остальных расходов.

Средний заработок. Если при повышении квалификации специалист не посещает работу, то размер зарплаты, которая перечисляется специалисту во время его отлучки, переходит в расходы на оплату труда, что отмечено в п.19 ст. 255 НК РФ.

Оплата обучения. Затраты, которые были понесены предприятием на оплату повышения квалификации, не облагаются налогом на доходы физлиц и иными выплатами, если учебный центр, где проводились занятия, располагает лицензией на осуществление учебной деятельности (либо имеет подходящий статус – это актуально для зарубежных учебных заведений). Это четко прописано в ст. 217 НК РФ и в №212-ФЗ. То же самое относится и к случаям, когда учеба проходит у специалистов с профильной квалификацией. Квалификация специалиста должна подтверждаться документально.

На общий размеры оплаты обучения работника, которого предприятия отправило на повышение квалификации, не могут начисляться взносы в случае получения им травмы, потому что подобные денежные средства оплатой за труд работника не считаются. Подробнее с этим вопросом можно ознакомиться в соответствующих регламентах и нормах, которые были утверждены Постановлением Правительства № 184.

Командировочные расходы. В размер зарплаты специалиста, которого отправили в иной город или регион на повышение квалификации, не добавляются перечисленные ему суточные деньги, если их общий размер составляет более 700 р. за одни сутки пребывания в командировке (2500 рублей в другой стане). Также в доход не включаются затраты, которые были понесены за проезд до места проведения занятий и обратно, затраты на проживание, если всё было подтверждено документально.

Средний заработок. Средняя зарплата, которая перечисляется специалисту при его нахождении на курсах повышения квалификации полным отрывом от работы, облагается налогом на доходы физлиц и взносами по соцстрахованию от несчастных случаев.

НДС по образовательным услугам

Налог на добавленную стоимость может быть включен или не в сумму оплаты обучения работника, отправленного на повышение квалификации. НДС в обязательном порядке начисляется на образовательные услуги, оказываемые коммерческими учебными заведениями или индивидуальными специалистами. Расчет налога на добавленную стоимость осуществляется по ставке в 18%. В бухучете заказчика услуг сумма налога такого типа отображается по дебету счета 19 в корреспонденции с кредитом счета 76.

Налог на добавленную стоимость начисляется:

  • На дополнительные услуги, которые оказывают учебные заведения (по обеспечению питанием, проживанием и т.д., потому что эти услуги с производственной необходимостью никак не связаны).
  • На услуги по проведению единовременных лекций, стажировок, семинаров и иных видов обучения, которые не завершаются аттестацией и выдачей удостоверения от повышении квалификации.

НДС не начисляется на услуги:

  • Некоммерческих учебных заведений, работающих в образовательной сфере и расположенных на территории России, проводящих учебно-производственный процесс (исключение – консультационные услуги). Льготы такого типа актуальны для тех образовательных услуг, которые имеют соответствующее название в лицензии учебного центра.
  • Которые были оказаны за пределами Российской Федерации.

«Входной НДС», который был уплачен коммерческому учебному заведению или эксперту, располагающему соответствующей квалификацией, может быть применен к вычету при расчете суммы НДС, если согласно подпункту пункта второго статьи 171 и 172 Налогового Кодекса РФ:

  • Сторонами было подписано соглашение на оказание образовательных услуг.
  • Организация имеет счет-фактуру с указанием суммы НДС.

В бухгалтерском учете к учету налога по расходам на повышение квалификации отображается проводкой: Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19.

Пример: Руководство компании приняло решение отправить слесаря на курсы повышения квалификации в период с 1 по 13 октября 2011 года. В этих целях компания заключила соглашение с соответствующим производственно-учебным комбинатом. Предполагалось обучение с отрывом от производственного процесса. Общая стоимость проводимых занятий – 10 тыс. рублей, которые поступили на счет учебного заведения 28.10.2011. Образовательное учреждение некоммерческом, располагает лицензией на ведение образовательной деятельности. По завершению занятий слесарь получил сертификат. Какие именно проводки надо в такой ситуации делать?

С учетом заключенного соглашения между компанией и учебным заведением в учеты были реализованы следующие проводки:

28.10.2011 – Дебет 76, Кредит 51. -10 тыс. рублей перечислены деньги за обучение образовательному учреждению.

13.11.2011 – Дебет 20, Кредит 76. - 10 тыс. рублей (отражены расходы на повышение квалификации).

Из-за того, что обучение проводилось в том же городе, где располагается компания-заказчик, работник получил только средний заработок за время своей учебы. На размер этого заработка начисляется НДФЛ, взносы. Размер зарплаты определяется трудовым договором, который был заключен между работодателем и работником предприятия.

Расходы на выплату средней заработной платы работнику, который был направлен на повышение квалификации, остаются в составе расходов на оплату труда в месяц начисления. Общий размер начисленных взносов относится к прочим расходам, которые связаны с изготовлением и реализацией продукции. Взносы на случай травматизма также учитываются в составе прочих расходов на дату их начисления.

В ноябре бухгалтер снизил налог на прибыль с суммы оплаты повышения квалификации, средней заработной платы за период обучения и начисленных на нее взносов.

 

Получите доступ к обучающему порталу
14 дней бесплатно на максимальном тарифе
Получить 5 минут обучающего видео вашей компании
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных